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16Jan/120

2012: el año de la Intranet Corporativa

Dos mil doce ha llegado con su respectivo balance de hitos pasados y predicciones a futuro. Los gurús de las T.I. han lanzado una serie de pronósticos con dos puntos comunes: en un futuro que ha empezado ya, la información tendrá que ser hiper accesible y compartida. Destaca, por tanto, la apuesta por los servicios ‘cloud’ y de movilidad. Con éste contexto, el éxito absoluto de las redes sociales no puede sorprender a nadie. Y, sin embargo, siempre nos quedan retos y asignaturas pendientes como su integración a la vida laboral.

En la empresa española el clima de desconfianza hacia las redes sociales públicas parece generalizado: según las estadísticas, tres de cada cuatro empresas ha restringido a sus empleados el acceso a Facebook o Twitter (Informe Kaspersky Labs publicado por “El País”). Probablemente, esto ocurre porque una apabullante mayoría de reticentes considera que las redes sociales externas son un elemento distractor. Pero, ¿qué pasaría si en lugar de representar una “distracción” dichas herramientas supusieran un elemento de cohesión y gestión del conocimiento? En otras palabras, ¿son conscientes las corporaciones españolas del valor que puede tener este “conocimiento” bien gestionado?

La integración de las redes de difusión y propagación social en las herramientas corporativas y profesionales es un paso que necesariamente tendremos que dar para alcanzar la eficiencia en la empresa. Precisamente, se trata de ser eficientes y no sólo de ser eficaces o, lo que es igual, de trabajar de forma más inteligente, no más dura.

¿Cómo puede una intranet corporativa ayudarnos a obtener estos objetivos? Podemos verlo con un ejemplo ficticio. Una empresa X se dedica al desarrollo de proyectos y tiene delegaciones en cinco capitales de España. En 2009, la zona Norte tuvo problemas para implantar un proyecto. Para resolverlos, acabó desarrollando una solución específica con la ayuda de un partner. A fecha de hoy, éste partner ha perfeccionado la solución y la comercializa a precios de ganga en comparación con el mercado. Sin embargo, la territorial Sur, que acaba de tropezar con un problema idéntico, no conoce al referido partner. De hecho, desconoce incluso que en su empresa hay personal experto en implantar la solución que necesita. Se trata de un “efecto silo” llevado al extremo que es más frecuente de lo que parece.

Una Intranet corporativa permitiría a cada territorial permanecer en contacto con las otras directamente, sin pasar por los inescrutables laberintos jerárquicos. Además de facilitar una estructura más horizontal y de permitir que los profesionales estén en contacto entre ellos, las redes sociales corporativas ofrecen ventajas análogas a las del Facebook o el Twitter, desde la identificación de perfiles hasta los comentarios y blogs.

Imaginemos, por tanto, una serie de escenarios posibles para resolver el conflicto anterior a través de una intranet o red social corporativa:

- La intranet podría tener un apartado de “Best Practices” o casos de éxitos que destaque prácticas como la de su territorial Norte. Ésta obtendría el reconocimiento que merece mientras las otras zonas están al tanto de la tecnología que tienen a su alcance.
- Los perfiles podrían permitir la identificación rápida de profesionales que han trabajado en proyectos similares.
- Los repositorios de información compartida contendrían carpetas con documentación tipo “Solución para X caso” clasificada por productos o proyectos.
- Podría existir un “wiki interno” o una plataforma digital de brainstorming. Incluso, sería posible la creación de un equipo de gestión del conocimiento interno para trasladar las ideas surgidas en la plataforma wiki.
- Simplemente, el ingeniero Sur podría haber escrito en su muro “Necesito ayuda para solucionar el problema X”, y cualquier miembro de la “comunidad” le hubiese referido a su colega Norte.

Así pues, aplicar la tecnología Web 2.0 a nivel interno en una empresa trae ventajas incontestables desde el punto de vista lógico, logístico y estadístico. La consultora Mc. Kinsey viene desarrollando estudios sobre el tema desde 2009, y las conclusiones son apabullantes:

- Las empresas que han integrado las herramientas Web 2.0 dentro de su flujo de trabajo han reducido durante 2010 su “time market” en un 21%, incrementado sus beneficios en un 18% (un 2% y 4% más frente a 2009, respectivamente).
- Trabajar con herramientas colaborativas incrementa el éxito en innovación en un 28% respecto a hacerlo sin ellas.
- La satisfacción de los empleados que utilizan dichas herramientas es 41% mayor.
- El acceso al ‘know-how’ interno ha aumentado en un 77% y se localiza más fácilmente a los profesionales con talento para desarrollar los diversos procesos empresariales (52% más).
- Los costes operativos y de comunicación se reducen en un 40% y 60% respectivamente, así como el número de viajes en empresas multinacionales.

Tal y como reseña el “Estudio de uso del software social en la empresa española 2011”, en general, los informes de diversas consultoras (Gartner, Melcrum o Deutsche Bank) constatan una “tendencia positiva en la reducción de costes y fluidez de información interna”. La lista de empresas pioneras en el uso de estas tecnologías nos deja, también, nombres importantes como el Banco de inversiones europeas Dresdner Kleinwort Wassertein, Vistaprint, NetApp o IBM, paradigma de empresa 2.0.

A nivel de España, existen empresas como Dacartec S.A., especializadas en implantar este tipo de soluciones con tecnología de IBM o de Microsoft. Puedes contactarles a través de la web http://www.dacartec.com

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