Cuando se trata de la gestión de proyectos , hay muchos desafíos para mantener cada proyecto en marcha y dentro del presupuesto . Hay varios factores a tener en cuenta , así como los elementos internos y externos que pueden causar que un proyecto pueda descarrilar . Sin embargo, tomando algunas precauciones y teniendo un excelente plan bien colocado, usted puede llevar su proyecto al éxito. Aquí hay 10 consejos de administración de proyectos y trucos para ayudar a garantizar que su proyecto avance sin problemas:
Consejo 1: Concretar Detalles del Proyecto
Antes de que usted comience el proyecto, asegúrese que tenga bases solidas y que cuenta con la aceptación por parte de todos los interesados clave. Entender sus intereses y expectativas y estar al tanto de cómo van a determinar si el proyecto fue o no exitoso. Usted también tendrá que asegurarse de que el alcance del proyecto está claramente identificado, incluyendo las funciones y responsabilidades de los distintos miembros del equipo de proyecto. Desarrollar el plan del proyecto y verificar que los objetivos de los elementos clave están claramente definidos y estrechamente alineados. También debe establecer criterios de éxito mensurables y rastreables, como la realización de tareas en la fecha prevista , el logro de los objetivos presupuestarios, confirmando que la funcionalidad del producto sea satisfactoria para el cliente, y garantizar que se cumplan los reglamentos del gobierno y/o de la industria. Cuide todos los detalles para establecer las bases para el éxito de su proyecto.
Consejo 2: Identifique los requisitos del proyecto y del equipo
Una vez que usted tiene un plan sólido en su lugar, usted puede comenzar a reunir un equipo eficaz de proyecto. ” El equipo del proyecto es una unidad funcional de partes individuales, compartiendo una meta en común, lograda a través de la aplicación estructurada de habilidades combinadas. El primer paso para el éxito del equipo comienza con la organización inicial: para montar y organizar los recursos disponibles capaces de trabajar en conjunto como un todo a través de la integración de las habilidades individuales , talentos y personalidades ” como jefe de proyecto , tendrá que alinear las habilidades, talentos y personalidades con las necesidades de los proyectos correspondientes. Asegúrese de que cada persona que trabaja en el proyecto tiene claro cual es su tarea lo que van a proveer al finalizar.
Consejo 3: Sea el Líder del Proyecto
Un papel clave en la gestión de proyectos es el líder del proyecto . En esta posición, será necesario cultivar buenas y positivas dinámicas en el equipo y actuar como coach y/o mentor para todos los miembros del equipo. También será el líder cuando se trata de obtener aportaciones del equipo de proyecto y los principales grupos de interés, así como obtener su participación. Como líder del proyecto, usted es esencialmente el capitán de la nave. Eso significa que usted tendrá que determinar las turbulentas aguas que pueden estar delante. Además, tendrá que inspirar a su equipo a seguir a través de los tiempos difíciles, así como los tiempos de calma. Si usted no tiene las habilidades de liderazgo efectivo, es posible que no pueda prevalecer sobre los desafíos que enfrenta el proyecto. Tome el timón y lleve a su equipo al éxito.
Consejo 4: Defina los hitos fundamentales del proyecto
Identifique los momentos decisivos durante todo el proyecto . Puede proporcionar un ciclo de vida del proyecto mediante la inclusión de las cuatro fases principales: iniciación, planificación, ejecución y cierre. Realice una evaluación real al final de cada fase. Asegúrese de examinar cada entrega. De las partes del producto a los documentos técnicos del plan del proyecto, tendrá todos los elementos involucrados para asegurar que el producto cumple con las especificaciones del proyecto. El producto debe estar en consonancia con la calidad que sus clientes esperan. Estos hitos no sólo lo ayudarán a eliminar el riesgo del proyecto y a monitorear los cambios en el proyecto, sino también le avisará de los problemas persistentes y podrá asegurarse de que cada pieza se complete correctamente.
Consejo 5: Mantenga las líneas de comunicación abiertas
Uno de los pasos más importantes en el proceso de gestión de proyectos es asegurarse de que las líneas de comunicación están abiertas. Como el director del proyecto, que tendrá que ser el operador de este sistema de comunicaciones. Tenga un plan de comunicación y aférrese a él. A lo largo de todo el proyecto, la comunicación debe ser coherente, abierta, honesta y clara. Asegúrese de mantener el contacto con todas las partes interesadas y los miembros del equipo durante el proceso del proyecto. Asegúrese de que todo el mundo tenga la información necesaria para tomar decisiones y seguir adelante con el proyecto. También puede mantener a todos en el mismo canal
mediante la creación de informes de situación sobre la base de la información del proyecto y actualizaciones.
Consejo 6: Realizar la documentación pertinente
Desde el inicio del proyecto hasta los hitos a lo largo del camino, usted debe contar con documentación firmada por las partes interesadas. “Asegúrese de que toda la documentación está en línea con su metodología de gestión de proyectos de decisión para asegurar que su equipo de proyecto está cubierto en términos de entrega, y expectativas. ” Incluso con los mejores procesos de gestión de proyectos en marcha, no es frecuente que un proyecto se termine a tiempo y dentro del presupuesto, por lo que deberá tener la documentación apropiada lista para los grupos de interés y el plan para cualquier imprevisto. Sin embargo, usted no debe complicar el proceso de gestión de proyectos con demasiada documentación que no agrega valor al proyecto.
Consejo 7: Administre los riesgos del proyecto
El riesgo puede surgir en cualquier momento durante el proyecto. La experiencia en gestión de proyectos similares, puede ayudarle a ser capaz de preveer cuándo el riesgo es inminente y en qué momento debe tomarse la acción correctiva. Al tener una comunicación abierta, usted debería ser capaz de entender que, si alguno, de los riesgos se está acercando, administrarlo antes de que se salga de control. Usted tendrá que identificar y controlar los riesgos de los proyectos antes de que lo controlen a usted. Dado que el riesgo es sólo un problema potencial, usted querrá controlarlo antes de que se convierta en un problema real. Consejo 8: Evite la corrupción del alcance (Scope Creep)
Gestionar la corrupción del alcance de la dirección de proyectos es un elemento esencial para el éxito del proyecto. Aunque algunos cambios son inevitables en cualquier situación del proyecto, tendrá que mantener su proyecto lejos del arrastre del caos. En general , la corrupción del alcance sucede cuando se agregan nuevos elementos a un proyecto que ya ha sido aprobado , pero no se tiene en cuenta el aumento del presupuesto, la adición de más tiempo para la programación y/o la adición de más recursos para compensar la revisión del proyecto. Si el alcance del proyecto necesita ser revisado, se puede participar en el proceso de redefinir el alcance. Asegúrese de tener la documentación adecuada y que todos los interesados firmen estos cambios antes de continuar.
Consejo 9: Entregas de prueba
Los entregables deben ser probados en cada hito critico y el producto final deberán cumplir con los requisitos del proyecto. Antes de pasar a la siguiente fase del proyecto, usted necesita asegurarse de que el producto está saliendo según lo planeado. “A medida que el proyecto evoluciona, varios tipos de entregables se producen para apoyar la continuación del proyecto, para medir el progreso, y para validar los planes y suposiciones… Los resultados se esperan y deben ser entregados en cada etapa del ciclo de vida del proyecto. “Al final del proyecto, la entrega debe cumplir o superar las expectativas de los clientes para ser considerado un éxito. La fase final del proyecto es el cierre . El gran final es un signo de progreso para usted como gerente de proyectos, así como para el resto de su equipo y de las partes interesadas. Una vez que el proyecto esté terminado y el cliente es feliz, su misión se ha completado .
Consejo 10: Evaluar el proyecto
¿Qué lecciones ha aprendido a lo largo de su proceso de gestión de proyectos? Cada proyecto puede ser una valiosa herramienta de aprendizaje . Usted tendrá que revisar el proyecto en su conjunto , así como analizar los distintos componentes del proyecto. ¿Cuáles fueron las victorias del proyecto? ¿Dónde estaban las decepciones del proyecto? Hacer conclusiones fundamentadas sobre la calidad del proyecto y el rendimiento del producto. Comparar el rendimiento previsto de la inversión (ROI) el retorno de la inversión real, es una forma de entender el nivel de su éxito. Puede utilizar las lecciones aprendidas de cada proyecto para minimizar las fallas futuras y maximizar el éxito en el futuro .
Fuente: pmtips
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