El uso de los sistemas de gestión documental o DMS ha dado cabida a un mejor manejo de todos los archivos y documentos de una empresa o un negocio. La gran cantidad de documentos que se deben manejar dentro de una organización puede llegar a ser bastante alta, y es por ello que una buena gestion documental toma real importancia para poder acceder fácilmente a cualquier documento que pueda llegar a necesitase.
La seguridad de los documentos es de vital importancia en muchas aplicaciones de gestión de documentos. Los requisitos de cumplimiento para determinados documentos pueden ser muy complejos, dependiendo del tipo de documentos. Algunos programas de gestion documental cuentan con un módulo de gestión de derechos que permite a un administrador dar acceso a los documentos solamente ciertos individuos o grupos de personas.
Gracias a los sistemas de gestion documental es posible llegar a obtener información clara sobre la ubicación de un documento en específico, sin importar su fecha de creación o de modificación. Se podría decir que la gestion documental es la práctica de mantener una organización desde el momento en que se origina un documento hasta el momento de su almacenamiento, pero también brinda la posibilidad de mantener una perfecta forma de poder encontrar documentos de forma rápida y eficaz.
Algunas de las principales ventajas de un sistema de gestion documental son:
• Reducción de costos asociados con el almacenamiento de papel y fotocopias.
• Mayor información entre cada una de las partes de la organización.
• Evita los posibles inconvenientes causados por desastres naturales tales como incendios e inundaciones, o también por la clasificación de un error humano.
Por medio del uso de los sistemas de gestion documental es posible que los miembros de una empresa o una organización puedan evitarse también una gran pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos en una bodega, lo que con toda seguridad agilizara todos los procesos necesarios para un optimo funcionamiento. También por medio de un software de gestion documental es fácil hacer copias de respaldo de todos los documentos y archivos vitales para la empresa, pudiendo entonces guardar los archivos de respaldo en servidores virtuales.
El orden puede llegar a contarse también como una gran ventaja muy positiva al usar un sistema de gestion documental, pues no existirá la necesidad de tener que guardar cientos de cajas con documentos de papel, los cuales se pueden traspapelar con mucha facilidad, pueden sufrir daños irreparables o simplemente pueden perderse con mucha facilidad.