Un coordinador de proyecto es un profesional administrativo que suele ser contratado externamente sobre una base de cliente/contratista. Los proyectos que se subcontratan a menudo requieren un coordinador que ayuda al cliente y otro coordinador del proyecto por separado que asiste al contratista. En este caso, ambos coordinadores deben trabajar en conjunto para garantizar una comunicación fluida entre ambos lados del equipo del proyecto. Los coordinadores del Proyecto Peonza con una combinación de responsabilidades, incluyendo la comunicación y el manejo de horarios, coordinación de materiales de la reunión, son un buen ejemplo del trabajo que debe hacer un buen coordinador de proyecto.
Como la mayoría de los proyectos cuentan con la colaboración de dos o más organizaciones separadas, una de las cualidades más importantes de un coordinador en la gestión de proyectos debe ser su gran capacidad de comunicación. Un coordinador de proyecto a menudo será llamado para confirmar ciertos productos con el cliente o el contratista, con el fin de asegurar que el proyecto no se vea obstaculizado por la comunicación o se presenten confusiones. En nuestro ejemplo, el coordinador del Proyecto Peonza emite comunicados contantes de manera clara y profesional por medio del correo electrónico, teléfono y otros medios de comunicación para asegurar que los miembros del Proyecto Peonza están todos en la misma dirección y puedan hacer el trabajo lo más eficientemente posible.
La coordinación de reuniones y conferencias es otra función importante de un coordinador de proyectos. Si el proyecto implica la colaboración de varias personas de diferentes departamentos u organizaciones, el coordinador tendrá que asegurarse de que un mayor número de asistentes que de costumbre pueda tener cabida dentro de la sala de reuniones, ya sea una oficina o una sala de conferencias. Los coordinadores del Proyecto Peonza a menudo supervisan los detalles de esas reuniones como garantizar la disponibilidad de los asientos adecuados, tomas de corriente para ordenadores portátiles y proyectores, bolígrafos y papel adicional, las impresiones de copias para dar a los asistentes, y las pausas o las comidas.
Si seguimos con el ejemplo del Proyecto Peonza, el cual tiene como fin hacer un intercambio constante de juguetes, su coordinador debe mantener de manera eficaz todas las vías de comunicación para que quieres este interesados en el intercambio de juguetes puedan encontrar lo que desean con gran facilidad y que además, también puedan ofrecer sus juguetes de forma clara y ágil. Lo mejor del Proyecto Peonza es que con dicho proyecto se pretende dar una linda enseñanza a todos los niños, por lo que la labor de su coordinador puede llegar a considerarse como una función social.